Инструкция По Срокам Хранения Архивных Дел
» Деятельность » » Инструкция по приему документов на муниципальное хранение Инструкция по приему документов на муниципальное хранение в архивный отдел 1. Общие положения 1.1 Прием документов на муниципальное хранение – один из основных видов работы архивного отдела администрации Александровского муниципального района. 1.2 Цель Инструкции – определить порядок приема документов в архивный отдел администрации Александровского муниципального района (далее – архив) на муниципальное хранение, взаимодействие и ответственность специалистов отдела по работе с обеспечением сохранности документов и их использованием.
1.3 Порядок приема документов на муниципальное хранение в архивном отделе установлен в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007). 1.4 Заведующий отделом и специалист, осуществляющий прием-передачу документов на муниципальное хранение, несут персональную ответственность за сохранность передаваемых документов. 1.5 Прием документов в архиве осуществляется по схеме согласно приложению.
Кем и где установлены сроки хранения документов, в каком порядке осуществлять хранение. Oct 4, 2010 - Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». ** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов,.
Прием архивных документов на муниципальное хранение 2.1 Прием документов в архивный отдел от организаций-источников комплектования осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается постановлением администрации Александровского муниципального района по согласованию с организациями-источниками комплектования. 2.2 От организаций-источников комплектования архива документы архивного фонда Пермского края принимаются по истечении сроков их временного хранения, установленных архивным законодательством. 2.3 Внеплановый прием документов архивного фонда Пермского края, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации-источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов на основании письменного заявления руководителя организации-источника комплектования архива. Процедура отбора и принятия архивных документов по личному составу от ликвидированных организаций производится в срок, необходимый организации для осуществления всех действий, связанных с отбором, упорядочением, оформлением необходимых документов.
2.4 По просьбе организаций-источников комплектования архив может осуществлять досрочный прием документов архивного фонда Пермского края, а также временное хранение архивных документов в случае наличия свободных площадей в архивохранилище. 2.5 Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной или архивной описи. 2.6 В исключительных случаях сроки временного хранения документов архивного фонда Пермского края по просьбе организаций-источников комплектования архива могут быть продлены при создавшейся производственной необходимости их дальнейшего практического использования. Продление сроков осуществляется с письменного согласия заведующего архивным отделом.
2.7 Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом (описями дел, при необходимости справка-объяснение). 2.8 Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций-источников комплектования, передающих указанные документы. 2.9 При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также комплектности учетных документов. 2.10 Документы архивного фонда Пермского края принимаются в архив по утвержденным и согласованным ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края описям дел; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения – по сдаточным или архивным описям. 2.11 Прием дел производится поединично.
2.12 При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия указываются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке по розыску дел. Организация-источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
2.13 Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в организации-источнике комплектования.
Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описей. 2.14 В случае первичной передачи документов в архив организация-источник комплектования отдела документами должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).
2.15 Документы от граждан так же поступают в архив и включаются в состав архивного фонда Пермского края по договорам дарения, купли-продажи, по завещанию или по решению суда, расписке. 2.16 Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте:. кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) – негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект);. фотодокументы – негатив, контрольный фотоотпечаток, позитив, фотоальбом;. фонодокументы, видеодокументы и электронные документы – оригинал или копия (на соответствующем носителе). 2.17 Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
Инструкция По Сроки Хранения Архивного Дел
Требования к принимаемым документам 3.1 Перед передачей документов на муниципальное хранение организация представляет в архив следующие документы:. копию утвержденной и согласованной ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края описи дел;. акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и справку о розыске дел (если есть утерянные дела), подписанный руководителем передающей дела организации;. акт о неисправимых повреждениях документов (если имеются поврежденные дела) подписанный руководителем передающей дела организации. 3.2 Передаваемые в архив документы должны быть в упорядоченном состоянии, с составленным научно-справочным аппаратом. 3.3 Описи должны быть:. копия в 1 экз.;.
иметь четкий пропечатанный текст;. быть без многочисленных исправлений и зачеркиваний;. иметь историческую справку (при первом поступлении документов) или дополнение к ней (при повторных поступлениях документов). 3.4 Все документы должны быть в наличии в соответствии с представленными описями.
На отсутствующие дела организация-сдатчик представляет справку о розыске и акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. 3.5 Поступающие в архив дела должны:.
Инструкция По Сроки Хранения Архивных Дел
иметь удовлетворительное физическое состояние: быть подшиты или переплетены, сухими, чистыми, при необходимости отреставрированы и продезинфицированы;. должны иметь оформленные по установленной форме обложки;. иметь на обложках дел заголовки, крайние даты и количество листов в соответствии с описями;. быть зашифрованы;. быть пронумерованы, количество листов указано в листах-заверителях. быть закартонированы в коробки в соответствии с ГОСТ размером 32 х15 см; 30х15 см. транспортированы в архив в таре и крытом автотранспорте организации сдатчика.
3.6 Все затраты архива по проведению работ по картонированию в архивные коробки производятся за счет организации-сдатчика. Порядок приема документов на муниципальное хранение 4.1 Прием документов на муниципальное хранение в архив производится в комнате приема документов в присутствии представителя организации-сдатчика и специалиста архивного отдела (если документы поступили из организации-источника комплектования). 4.2 При приеме документов на муниципальное хранение специалист архива проверяет:. наличие дел (отдельно записывают все литерные, пропущенные, необнаруженные дела);. физическое состояние дел;. правильность шифров на обложках;. соответствие названий и крайних дат принимаемых дел заголовкам в описи;.
нумерацию листов в делах;. наличие листов-заверителей в делах и соответствие их данных с количеством листов на обложках. 4.3 Все недостатки, выявленные специалистом архивного отдела по возможности исправляются сразу же.
О фактах неудовлетворительного физического состояния документов оперативно извещается заведующий отделом. 4.4 По окончании приема специалист архивного отдела подводит итог принятым делам, результаты сообщает заведующему отдела и подготавливает акт приема-передачи (Приложение № 1). 4.5 Если в ходе приема документов на муниципальное хранение обнаруживается отсутствие дел, то:. организация-сдатчик должна предпринять все меры к их поиску;. Драйвер видеокарты asus a676ps. по возможности заменить необнаруженные документы копиями;.
если все вышеперечисленное невозможно – представить в архив справку о розыске и акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. 4.6 Проверенные и принятые дела картонируются в архивные коробки, на которые наклеиваются ярлыки. Коробки с делами после акклиматизации перемещаются из комнаты приема в соответствующее хранилище, где размещаются на стеллажах. 4.7 В книгу учета поступлений документов в хронологической последовательности записываются все первичные и повторные поступления документов каждого фонда. Указание года в книге поступлений проставляется в виде заголовка к поступлениям за год. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
4.8 Далее заполняется лист фонда (Приложение № 2). Лист фонда составляется на каждый архивный фонд при первом поступлении документов архивного фонда в архив, и все последующие поступления фиксируются в разделе «Учет описанных документов». 4.9 После заполнения листа фонда делается итоговая запись к данному разделу описи дел о новом поступлении документов. 4.10 Утвержденный акт приема-передачи организацией-сдатчиком и архивным отделом подшивается в дело фонда. 4.11 Каждое поступление документов заносится в ПК «Архивный фонд». Прием архивных документов от ликвидированных предприятий и организаций – не источников комплектования архива 5.1 Прием документов архивного фонда Пермского края и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных организаций, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, организаций – не источников комплектования архива осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном настоящей Инструкцией (см. 5.2 При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы архивного фонда Пермского края, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором, конкурсным или арбитражным управляющим) и архивом.
5.3 От организаций – не источников комплектования архива образовавшиеся в процессе их деятельности документы архивного фонда Пермского края, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством и на основании договора, заключенного между руководителем организации и заведующим архивом. 5.4 Сдающая сторона организует упорядочение документов в установленном порядке в соответствии с существующими правилами, их картонирование в архивные коробки и транспортировку в архив. 5.5 Архивные документы с не истекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения после утверждения заведующим отдела актов о выделении к уничтожению. 5.6 Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой 'ЭПК', выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.
Список использованной литературы 1. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. Закон от № 125-ФЗ // Собр. Законодательства РФ. Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук: приказ от № 19 // Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. – Зарегистрирован в Минюсте Российской Федерации № 9059.